W ciągu ostatnich kilkunastu lat zarządzający firmami dosadnie odczuli konieczność zmian w wielu zakresach działalności. Ci, którzy zdecydowali się na ich modernizację nie żałują – korzystając z nowoczesnych rozwiązań, zarówno w sposobach prowadzenia przedsiębiorstwa, jak i samych wykorzystywanych technologii, ich firmy mają się lepiej niż kiedykolwiek. Obszarem, którego unowocześnienie stosunkowo małym kosztem może wiele zmienić jest przepływ dokumentacji. Rozwiązaniem, na które stawia większość jest Elektroniczny Obieg Dokumentów – skutecznie wypiera ono tradycyjną formę stosowaną przez dziesiątki lat.
Dlaczego warto pójść z duchem czasu? Wady tradycyjnej odmiany przepływu dokumentów
Do niedawna w większości firm dokumentację można było znaleźć jedynie w dobrze nam znanej, papierowej formie. Sprawdzało się to przez wiele lat, jednak z czasem zaczęto zauważać minusy korzystania z takiego rozwiązania. Jakie są największe wady korzystania z tradycyjnej odmiany?
Jednym z najczęściej wymienianych problemów przez wielu przedsiębiorców jest kwestia związana z wysokimi, stałymi kosztami. Dotyczą one m.in.: zakupu papieru, tonerów do drukarek oraz całego sprzętu do skanowania, kopiowania i drukowania, który także wymaga konserwacji. Innym minusem jest fakt, iż opieranie się na papierowej formie komunikacji wiąże się często z niedotrzymywaniem terminów. Wynika to, np. z opóźnień na poczcie czy zagubieniu takiej dokumentacji. Papierowe dokumenty nie są także zbyt trwałe, dlatego łatwo mogą zostać zniszczone, co bywa kłopotliwe szczególnie w sytuacjach, gdy zawarte są na nich ważne umowy czy złożone zamówienia od klienta.
Czym wygrywa Elektroniczny Obieg Dokumentów we współczesnych firmach?
Wszystkie powyższe problemy występujące w tradycyjnym modelu nie występują przy korzystaniu z Elektronicznego Obiegu Dokumentów. Dużą zaletą systemu jest, np. łatwy dostęp do dokumentacji oraz wiążąca się z tym większa mobilność. Jeśli tylko został nam przyznany dostęp do danego pliku to możemy otworzyć go w dowolnej chwili i miejscu. Znika konieczność udania się do biura w celu sprawdzenia dokumentów czy ich przekazania innym osobom. Elektroniczny Obieg Dokumentów usprawnia także działanie wielu przedsiębiorstw dzięki funkcjom pozwalającym, np. na automatyczne przypisywanie konkretnych zadań do określonych osób oraz stosowanie przypomnień o zbliżających się terminach płatności. Właściciele firm szczególnie cenią system za wysokie bezpieczeństwo zawartych w nich danych. Do papierowej dokumentacji o wiele łatwiej się dostać, w EOD do danego pliku mają dostęp tylko wybrane osoby. Jego dużą zaletą jest także większa kontrola nad tym, co dzieje się dokumentami w formie elektronicznej, ponieważ każdy krok zapisywany jest w systemie. Dzięki temu łatwiej wyłapać błędy czy pojawiające się w firmie “wąskie gardła” blokujące jej sprawne funkcjonowanie.
Z roku na rok coraz więcej przedsiębiorstw zdaje sobie sprawę z konieczności pójścia z duchem czasu i dostosowania się do współczesnych wymagań klientów i samego świata biznesu. Wydaje się, że Elektroniczny Obieg Dokumentów jest rozwiązaniem, od którego warto rozpocząć modernizację swojej firmy.
