Archiwizacja dokumentów jest obowiązkiem prawnym przedsiębiorcy. Ignorując go, można narazić firmę na skutki finansowe. Jak dobrze wywiązywać się z tego zadania? Przeczytaj!
Obowiązek przechowywania faktur, dokumentów podatkowych i akt osobowych
Przechowywanie faktur, dokumentów podatkowych i akt osobowych jest ważnym obowiązkiem każdego przedsiębiorcy. To, ile je przechowywać, zależy od ich rodzaju. Faktury VAT obejmuje pięcioletni okres liczony od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku. Podobnie jak księgi rachunkowe czy ewidencje VAT/PKPiR.
Okres przechowywania akt osobowych byłych pracowników zależy od daty rozwiązania umowy. Dokumenty zatrudnionych po 1 stycznia 2019 roku należy przechowywać przez dziesięć lat. W przypadku akt osób, które pracowały dla firmy między 1 stycznia 1999 r., a 31 grudnia 2018 można wybrać – dziesięć lub pięćdziesiąt lat. Krótszy okres wymaga od przedsiębiorcy złożenia w ZUSie specjalnego oświadczenia – ZUS OSW.
W pewnych sytuacjach, np. jeśli dokumenty stanowią dowód w sprawach sądowych, mogą być przechowywane dłużej.
Krajowy System e-Faktur (KSeF) a archiwizacja od 2026 roku
Krajowy System e-Faktur (KSeF) dostarcza nowoczesnych rozwiązań do obsługi i przechowywania faktur. Wszystkie dokumenty przesyłane do systemu będą tam archiwizowane przez 10 lat. Tak więc przedsiębiorcy nie będą już musieli o tym pamiętać. Powinni jednak zintegrować swój system fakturowy z KSeF, a także założyć konto w aplikacji „Podatnik”, żeby wystawiać, odbierać oraz przeglądać faktury w formacie XML.
Archiwizacja elektroniczna vs archiwizacja papierowa
Wszystkie faktury, zarówno elektroniczne, jak i papierowe, muszą spełniać kryteria określone w artykule 106m ustawy o VAT. Są to autentyczność, integralność i czytelność. W archiwach elektronicznych pomaga w tym technologia. Przykładowo skany o wysokiej jakości zapewniają czytelność, a mechanizmy weryfikujące podpis kwalifikowany mogą analizować autentyczność faktury.
W przypadku faktury papierowej wygląda to inaczej. Dla przykładu, żeby zniszczyć dokument, potrzebny jest świadek, trzeba też spisać protokół. W elektronicznej wystarczy zwykłe usunięcie pliku z wirtualnych zasobów. Obsługa faktur papierowych zabiera więc więcej czasu.
Obecnie dobrym rozwiązaniem jest archiwizacja faktur w chmurze. Zapewnia użytkownikom dużą elastyczność, umożliwiając zdalny dostęp do faktur. Dostawcy takich usług często oferują także wsparcie techniczne, co gwarantuje wysoki poziom bezpieczeństwa.
Jak zwiększyć bezpieczeństwo archiwizowanych danych?
Jak zwiększyć bezpieczeństwo przechowywanych danych? Można tworzyć kopie zapasowe w różnych lokalizacjach oraz szyfrować dane metodą end-to-end (treść informacji widzą wyłącznie osoby, które się komunikują). Skuteczną ochronę zapewniają też mechanizmy kontroli dostępu oparte na rolach i rejestrowanie bieżących zmian (ang. audit trail).
Co poza tym?
Uwierzytelnianie wieloskładnikowe i regularne tworzenie kopii zapasowych minimalizują ryzyko utraty danych. Z perspektywy ochrony informacji kluczową rolę odgrywają też szkolenia pracowników z zakresu cyberbezpieczeństwa.
Warto wiedzieć, że obecność wysokich standardów bezpieczeństwa w firmie potwierdza certyfikat ISO. Choć nie jest wymagany, może poprawić wiarygodność firmy w oczach klientów.
Przygotowanie do kontroli podatkowej: prezentacja dokumentów i prawa podatnika
Przed kontrolą podatkową dobrze poznać uprawnienia organów podatkowych. Mogą one zażądać wglądu w księgi rachunkowe, deklaracje, faktury, umowy, sprawozdania czy wewnętrzne dowody. Przedsiębiorca powinien udostępnić te materiały w określonym terminie. Zwykle kontrola obejmuje pięć lat wstecz, licząc od końca roku, w którym należało zapłacić podatek.
Oczywiście podatnik otrzymuje wcześniej informacje o planowanej kontroli. Dzięki temu ma czas, żeby przygotować potrzebne dokumenty oraz przeprowadzić audyt bezpieczeństwa. Dobrze też skonsultować się z doradcą podatkowym. Jego rady mogą pomóc sprawnie przejść przez proces kontroli i uniknąć ewentualnych błędów.
Podczas podpisywania protokołu końcowego, należy być ostrożnym – warto dokładnie przeanalizować jego treść (a jeśli to konieczne, skonsultować się z ekspertem). Dobra organizacja i przestrzeganie procedur mogą minimalizują ryzyko wystąpienia problemów związanych z kontrolą podatkową.
Zainwestuj w przyszłość firmy – postaw na nowoczesną archiwizację
Wszyscy przedsiębiorcy chcący prowadzić firmę zgodnie z prawem, muszą odpowiednio przechowywać faktury i dokumenty podatkowe. Mogą wybrać preferowaną formę– papierową lub cyfrową. Jednak niezależnie od tego powinni zadbać o bezpieczeństwo dokumentów. Wymaga to m.in. ciągłego trzymania ręki na pulsie i monitorowania zmian w przepisach – coraz częstszych w dobie KSeF i RODO. Pomaga w tym program do faktur.
Więcej o bezpiecznej archiwizacji faktur przeczytasz tu: https://www.firmino.pl/program-do-faktur/archiwizacja-faktur-jak-dlugo/.
