ATS to system informatyczny, który służy do automatycznego śledzenia i oceny kandydatów na stanowisko pracy. System ten jest stosowany przez wiele dużych firm na całym świecie i jest bardzo pomocny w organizacji procesów rekrutacyjnych. ATS pozwala na szybkie i łatwe porównanie kandydatów, a także umożliwia zautomatyzowane wysyłanie wiadomości do kandydatów. Dzięki temu systemowi można znacznie skrócić czas potrzebny na znalezienie odpowiedniego kandydata na dane stanowisko.
Jak działa ATS (Applicant Tracking System) – definicja
ATS to system informatyczny, który pomaga w rekrutacji pracowników. System pozwala na zautomatyzowanie procesu selekcji kandydatów, a także umożliwia śledzenie postępów w procesie rekrutacyjnym. ATS może być używany przez duże firmy do obsługi dużej liczby aplikacji, jak również przez małe i średnie przedsiębiorstwa. ATS umożliwia kandydatom wysyłanie CV w formie elektronicznej, dzięki czemu jest łatwo dostępne dla rekrutera. Kandydaci mogą także skorzystać z funkcji automatycznego wypełniania formularzy CV, co pozwala im zaoszczędzić czas i pomaga uniknąć błędów.
Firmy mogą korzystać z ATS do oceny kandydatów pod kątem różnych kryteriów, np. doświadczenia, umiejętności czy też wykształcenia. Dzięki temu możliwe jest szybkie i efektywne porównanie kandydatów oraz wybranie najlepszych spośród nich. Systemy ATS są coraz popularniejsze ze względu na swoją efektywność i prostotę obsługi. Firmy mają coraz większe wymagania wobec rekrutera, dlatego też posiadanie dobrego ATS staje się coraz ważniejsze.
Systemy ATS a RODO — jak to wygląda w praktyce?
Wydaje się, że obecnie trudno jest znaleźć firmę, która nie słyszałaby o rozporządzeniu o ochronie danych osobowych (RODO). RODO to unijne rozporządzenie, które weszło w życie 25 maja 2018 roku i ma na celu ujednolicenie przepisów dotyczących ochrony danych osobowych w całej Unii Europejskiej. Każda firma, która przechowuje lub przetwarza dane osobowe swoich klientów, musi dostosować się do nowych przepisów.
W związku z tym, coraz więcej firm decyduje się na wdrożenie systemu ATS ( Applicant Tracking System), aby lepiej radzić sobie z nowymi wymogami prawnymi. System ATS jest to system informatyczny, który służy do skanowania i przechowywania CV kandydatów oraz innych dokumentów aplikacyjnych. Ponadto system ten umożliwia również prowadzenie bazy danych kandydatów oraz ich ewaluacji. Jak można się spodziewać, system ATS spełnia wszystkie wymogi stawiane przez RODO. Zgodnie z art. 30 RODO administrator danych musi „utrzymywać rejestr czynności przetwarzania”.
Oznacza to, że firmy muszą prowadzić dokładne rejestry każdego rodzaju przechowywania i/lub przetwarzania danych osobowych swoich klientów. System ATS umożliwia łatwe prowadzenie takich rejestrów ze wszystkimi potrzebnymi informacjami, takimi jak: data rozpoczęcia i zakończenia procesu aplikacyjnego, cele przechowywania/przetwarzania danych itp. Kolejnym wymogiem RODO jest „prowadzenie ankiet ewaluacyjnych po zakończeniu procesu rekrutacji” (art. 89 ust. 1 pkt 5 lit. c). System ATS umożliwia również łatwe prowadzenie ankiet ewaluacyjnych online poprzez formularze elektroniczne. Dzięki temu można szybko i łatwo udostępniać ankiety kandydatom oraz automatyzować ich wypełnianie i gromadzenie wyników. Podsumowując, system ATS spełnia wszystkie podstawowe wymogi prawne stawiane wobec firm przez RODO i jest doskonałym narzędziem do zarządzania danymi osobowymi klientów.
