KSeF – czyli Krajowy System e-Faktur ma wejść w życie z dniem 1 stycznia 2022r. Przepis miał obowiązywać już od 1 października 2021, jednak termin został przesunięty na początek przyszłego roku. Czym jest nowy system fakturowania i w jaki sposób będzie funkcjonować?
Faktury ustrukturyzowane czym są?
Projekt ustawy o VAT, reguluje wprowadzenie faktur ustrukturyzowanych. Obok faktur papierowych i elektronicznych, będą one trzecią formą dokumentu rozliczeniowego, jakim będzie mógł posługiwać się przedsiębiorca. Faktury ustrukturyzowane to faktury elektroniczne, które będą przez podatnika wystawiane za pośrednictwem systemu teleinformatycznego KSeF. Ministerstwo Finansów udostępniło roboczą wersję e-faktur, co ma na celu dostosowanie systemów informatycznych przedsiębiorców, do proponowanego rozwiązania.
www.gov.pl/web/kas/krajowy-system-e-faktur
KSeF – jak będą funkcjonować faktury ustrukturyzowane?
KSeF po otrzymaniu faktury, przydzieli numer identyfikujący fakturę w systemie z oznaczeniem daty i czasu. Odbiorca faktury będzie musiał zaakceptować sposób otrzymywania faktury przez KSeF, a co za tym idzie uwierzytelnić się w systemie. Jeśli jednak podmiot nie zdecyduje się zaakceptować takiego sposobu dostarczania faktur, strony będą mogły uzgodnić inną formę – fakturę papierową lub elektroniczną. Jednocześnie sprzedawca nie utraci prawa do wystawiania faktur w KSeF.
Korekty, uprawnienia i archiwizacja
Istotna jest również kwestia wystawiania korekty do faktury. W Krajowym Systemie e-Faktur, dokument będzie korygowany w formie faktury ustrukturyzowanej. Co więcej, podatnik będzie mógł pomniejszyć podstawę opodatkowania i kwotę należnego VAT w okresie rozliczeniowym, w którym wystawił fakturę korygującą, jako fakturę ustrukturyzowaną. Dostęp do faktur ustrukturyzowanych poza sprzedawcą, będzie miał również inny podmiot uprawniony, który będzie mógł w imieniu podatnika wystawić fakturę lub przeglądać dokumenty (jak np. uprawnione biuro podatkowe). W przypadku KSeF nie będą wystawiane duplikaty faktur, ponieważ dokumenty wystawione przez KSeF nie mogą zostać zgubione ze względu na przechowywanie w bazie. Ponadto system przez okres 10 lat, od końca roku, w którym zostały wystawione, będzie przechowywał faktury. Warto dodać, że korzystanie z nowego systemu Ministerstwa Finansów będzie dobrowolne, ale jednocześnie docelowo ma on obowiązywać wszystkie podmioty od roku 2023r.
KSeF – zalety i wady
Każdy nowy system budzi niepewność. Krajowy System e-Faktur posiada liczne zalety, które mają podatników do niego przekonać. KSeF zakłada przede wszystkim usprawnienie przepływu dokumentów i zwiększenie bezpieczeństwa transakcji handlowych.
Zalety
- Podatnicy, którzy zdecydują się wystawiać jedynie faktury ustrukturyzowane będą mogli skorzystać z przyspieszonego do 40 dni zwrotu VAT, zamiast obecnego terminu 60 dni. Ten przywilej dotyczyć będzie tych przedsiębiorców, którzy posiadają statusu czynnego podatnika VAT dłużej niż 12 miesięcy.
- System ułatwia kontrolę wystawianych i otrzymywanych faktur, dzięki gwarancji dostarczenia jej do odbiorcy.
- Wszyscy podatnicy będą korzystać z jednakowego wzoru faktury ustrukturyzowanej.
- Podatnik nie będzie miał obowiązku przesyłania Jednolitego Pliku Kontrolnego dla Faktur (JPK_FA) w zakresie obejmującym faktury ustrukturyzowane.
- Nowy system będzie sam archiwizować dokumenty przez 10 lat.
- Organy podatkowe nie będą żądać okazania faktur, ponieważ wszystkie będą znajdować się w KSeF.
Wady
Wady, a w zasadzie trudności, z którymi może spotkać się podatnik, to przede wszystkim gotowość na zmiany, a zatem m.in.:
- Konieczność dostosowania systemów do nowej formy rozliczeń i reorganizacja działalności firmy w tym aspekcie.
- Rezygnacja z dotychczasowych rozwiązań, jak faktura papierowa lub elektroniczna (w przypadku decyzji o całkowitym przejściu na faktury ustrukturyzowane).
Warto dodać, że KSeF przynosi jednocześnie większą kontrolę nad działalnością przedsiębiorstw, jednocześnie oferując szereg korzyści, które ułatwią podatnikowi rozliczanie się. Choć korzystanie z systemu faktur ustrukturyzowanych ma być dobrowolne, należy brać pod uwagę, że ostatecznie ma on zastąpić dotychczasowe formy wystawiania dokumentów. A co za tym idzie, przedsiębiorcy powinni wziąć pod uwagę przygotowanie firm do korzystania z KSeF.
