Jednym z najistotniejszych elementów prowadzenia działalności gospodarczej jest utrzymywanie pozytywnych relacji ze swoimi kontrahentami. W tym celu nierzadko musimy nieco zachęcić ich do skorzystania z naszych usług, opóźniając nieco datę płatności faktury. W jaki sposób podejść do tego zabiegu od strony księgowej? Sprawdźmy to.
Faktura z odroczonym terminem płatności, czyli jaka?
Czym dokładnie jest faktura z odroczonym terminem? To oficjalny dokument potwierdzający zawarcie transakcji sprzedaży towaru lub usługi, który wystawiany jest przez dostawcę wyżej wymienionych, a odbierany przez klienta, który złożył zamówienie. Jest to po prostu kolejny typ faktury, w którym nabywca zobowiązany jest do uregulowania należności w terminie podanym na dokumencie.
Długość odroczenia różni się w zależności od specyfiki branży, ale także indywidualnej umowy, jaką zawarły strony transakcji. Wbrew pozorom faktury z odroczonym terminem płatności to zjawisko powszechnie występujące w biznesie, które szczególnie mocno zakorzeniło się w branży transportowej, budowlanej, ale także w sektorze handlowym. To także mechanizm, który wspiera utrzymywanie pozytywnych relacji ze swoimi klientami. Zaufanie to ważna rzecz w biznesie, a wystawienie faktury z odroczonym terminem płatności daje klientom odpowiednią przestrzeń do uporządkowania swoich finansów lub otrzymania zapłaty od własnych kontrahentów, co ułatwi uregulowanie faktury wystawionej przez nas.
Termin płatności faktury – jak ustalić?
Czy przedsiębiorca może dowolnie operować mechanizmem odroczonej płatności? Niestety nie – istnieją konkretne ograniczenia, które zdefiniowane w Ustawie o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych, starają się zapobiec nieuczciwym zachowaniom związanym z nakłanianiem strony sprzedającej do jeszcze dalszego odroczenia płatności.
A zatem, jeśli nasza firma jest z sektora MŚP i współpracujemy z dużym przedsiębiorstwem, maksymalny termin odroczenia płatności może być ustalony na 30 dni. W przypadku współpracy z podmiotami administracyjnymi i publicznymi termin płatności nie może być dłuższy, niż 30 dni. Wyjątek stanowią podmioty działające w branży leczniczej, które mają 60 dni na dokonanie płatności.
W innych przypadkach ustawa nie definiuje maksymalnego terminu odroczenia mając jednak na uwadze obowiązek zdrowej konkurencji i uczciwego podejścia do prowadzenia transakcji handlowych. Jak zatem widać, umowa w realny sposób wspiera mniejsze przedsiębiorstwa, będące najczęściej podwykonawcami dużych projektów zarządzanych przez największe podmioty na rynku.
Księgowość online a wystawienie faktury z odroczoną płatnością – jak ją zaksięgować?
Osoby, które prowadzą jednoosobową działalność gospodarczą, i wykorzystują księgowość online do samodzielnego zarządzania finansami w swojej firmie, bardzo często borykają się z problemem związanym z odpowiednim zaksięgowaniem takiej faktury. W jaki sposób ująć transakcję, która została już wykonana, ale płatność zostanie zrealizowana w ciągu następnych 30, a nawet 60 dni?
Jest to sytuacja powszechnie występująca w biznesie, na którą mamy prostą odpowiedź. Taką fakturę możemy z powodzeniem zaksięgować już w dniu jej wystawienia. Przychód wynikający z wystawionego dokumentu będzie tradycyjnie ujęty w pozycji przychodów, jednak kwota przelewu zostanie zaksięgowana po stronie należności. W dniu wpłynięcia środków pozycję należności zmniejsza się, uzupełniając tym samym wartość środków pieniężnych.
Jak wystawić fakturę z odroczonym terminem płatności?
Czy nowoczesny program do faktur umożliwi nam wystawienie faktury z odroczonym terminem? Oczywiście, że tak. Streamsoft Firmino to oprogramowanie, które zapewnia dostęp do wszystkich typów faktur w wielu językach i z uwzględnieniem różnych walut. Dzięki inteligentnym funkcjom wystawienie tego typu faktury trwa kilka chwil, a nawet krócej dzięki opcji auto uzupełniania danych.
Wystawiona faktura może zostać wydrukowana lub zapisana w pliku PDF, dzięki czemu mamy możliwość łatwego przekazania dokumentu w formie wiadomości e-mail. Jeszcze przed wystawieniem faktury użytkownik ma możliwość wyboru nowoczesnego szablonu faktury, dzięki czemu nawet taki dokument będzie spójny z identyfikacją wizualną naszej marki. To wszystko i znacznie więcej oferuje nam program do faktur, dopasowany do każdego typu działalności bez względu na jej wielkość.
Łukasz Nowak
Źródła:
- https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/00156
